Casos
Sistemas de gestión: Las claves para implementarlo exitosamente
En esta ocasión hablamos de un tema que nos es muy familiar: la implementación de software de gestión en las empresas agropecuarias. Para ejemplificar utilizamos un caso en el que trabajamos recientemente desde Grupo Cencerro.
Esta es la historia de un productor agrícola - ganadero de la provincia de Córdoba que trabaja junto a sus dos hijos en el negocio familiar, son 3ra generación de productores. Ellos recurrieron a nosotros con el objetivo de implementar un software de gestión en su establecimiento agropecuario ya que consideraban que era necesario ordenar los procesos administrativos de su empresa.
El proceso de implementación de software consiste en una serie de fases. La primera de ellas tiene que ver con el diagnóstico y la selección del sistema que se utilizará para trabajar. Aquí se realizó un diagnóstico para comprender cómo estaban conformadas las relaciones dentro del equipo de trabajo y también, para saber cómo transmitían los procesos productivos hacia la administración.
A parte de todo esto, debimos realizar la selección del software. Esta tarea nos llevó a juntarnos con varios proveedores de sistemas que existen en Argentina para que el productor pueda conocer sus propuestas de forma personalizada. Posteriormente se realizó un análisis en conjunto para definir cuál era la herramienta que más aplicaba para esta empresa en particular.
Finalizado lo expuesto anteriormente comenzamos con la segunda fase que tiene como base el desarrollo y la documentación. En esta etapa, de a poco, fuimos conociendo las internas del equipo y generamos un organigrama. Así es como dividimos el trabajo en áreas de campo y de soporte y definimos cuál sería la influencia que tendrían.
Lo que se intentó con la segunda fase es que, a medida que se fue desarrollando el trabajo, todo haya sido documentado. De esta manera se obtuvo un orden en relación a la contabilidad del establecimiento (cuentas por pagar, por cobrar, presupuesto, flujo de caja).
Con un sistema ya estandarizado, dimos comienzo a la fase tres que consistió en capacitar al personal a utilizar el software. Como decimos en Grupo Cencerro, es vital que cada uno de los integrantes del equipo conozca con exactitud su funcionamiento y su rol en el mismo.
Finalmente nos encontramos con la cuarta y última fase que es lo que se conoce como la “salida en vivo”. Este es el momento en que el sistema empezó a funcionar totalmente. Una vez ocurrido esto se comenzó a llevar a cabo la gestión mensualmente.
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