Casos
Implementación de Sistemas de Gestión
Caso
Una empresa agropecuaria mixta del suroeste de la provincia de Buenos Aires nos contactó con una inquietud bastante concreta: Necesitaba organizarse mejor y había decidido comprar un nuevo sistema de gestión (un software agropecuario conocido en el mercado argentino) para “acomodar” su forma de trabajo en términos productivos, económicos y financieros. Concretamente, necesitaba una mayor visibilidad de sus finanzas.
Más allá de que tenían en claro que la decisión era profesionalizar a partir de un sistema, se sentían bastante inseguros respecto a si iban a poder incorporar tan fácilmente la metodología de trabajo que proponía el sistema de gestión que habían decidido contratar.
La empresa tenía personal que hacía mucho tiempo trabajaba en el Establecimiento, pero no estaba acostumbrada a herramientas tecnológicas. Además, el contador no conocía muy bien el sistema y también presentaba reparos para trabajar con una nueva metodología. Había un desafío por delante, ¿cómo lograr implementar el sistema, utilizarlo eficazmente y no perecer en el intento?
Problema
Desde Grupo Cencerro interpretamos que la decisión de implementar es muy valiosa, pero destacamos que siempre existe un desafío mayor: ¿cómo transformar la cultura organizacional de la empresa para pasar a trabajar con procesos administrativos, productivos y “jugar todos en equipo” para que el sistema de gestión funcione? Nuestra experiencia nos dice que esta siempre es "la piedra en el zapato".
Llegamos a la conclusión hace un tiempo, conversando con muchas empresas del agro, que para hacer una implementación exitosa se necesita definir previamente qué tipo de procesos necesitan existir y quien será internamente el responsable de la tarea de “subir” la información al sistema. También hay que definir quien será el responsable de usar la información que queda en el sistema, procesarla y confeccionar los famosos "reportes de gestión".
Pensar la estructura interna de cada rol dentro del equipo de administración se vuelve una variable clave para implementar exitosamente.
Nuestro Aporte
Nosotros trabajamos metodológicamente las implementaciones de sistemas y hacemos hincapié en que si primero nos ordenamos, luego todo fluye de manera dinámica para utilizar el sistema de forma armónica.
En primer lugar, hacemos un buen diagnóstico de situación en la empresa y verificamos que el sistema que la empresa elija (hay muchos y muy buenos en el mercado) cumpla los requisitos mínimos para poder operar. En este paso pasamos a adaptar los procesos del sistema a lo que la empresa realmente necesita en su día a día, comprendiendo que cada empresa tiene una realidad y complejidad distinta.
El segundo paso es distribuir responsabilidades en el equipo de trabajo para que cada integrante sepa cual va a ser su rol a la hora de cargar información en el sistema (ejemplo: el Ingeniero Agrónomo cargará las órdenes de trabajo para llevar al día el consumo de los insumos y las labores que se hicieron lote por lote).
El tercer eslabón es documentar las responsabilidades y armar los instructivos (manuales) para que estén a disposición de la empresa.
La etapa cuatro se utiliza para capacitar a cada persona del equipo que tenga incidencia en el sistema y deba utilizarlo. Nos aseguramos que cada persona entienda su responsabilidad y nos quedamos al lado para que pueda aprender a utilizarlo de la mejor manera posible.
Según nuestra experiencia, un proceso de implementación de sistemas dura aproximadamente 6 meses. A partir del 6to mes nosotros entendemos que el equipo ya está trabajando de forma fluida en el software y en condiciones de darle un cierre al proyecto.
Si crees que tu empresa está por vivir la experiencia de implementar un sistema de gestión y sentís que te podemos ayudar, contactanos!