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¿Por qué implementar un sistema de gestión en mi empresa es complejo?

Para tener un diagnóstico claro se deben tener en cuenta factores como la escala, las unidades de negocio que se trabajan, cantidad de personal y sus funciones y por último los procesos administrativos que se viene usando. Esto nos permite conocer con mayor facilidad los desafíos con los que se encuentra la empresa para sacarle un mayor provecho al sistema.

Con acceso al sistema, a la par, nuestro equipo de trabajo se toma el tiempo de realizar una auditoría de todo el software para tener un relevamiento de como se viene implementando e identificar así en qué cosas las empresas viene acertando y en que no.

Una vez logrado eso se continua por el armado de los procesos, que consiste en dejar por escrito y organizado cuales son las tareas que hay que cumplir para tener un sistema optimizado y quien va a ser el responsable de cada una de ellas. Para esto último es clave contemplar la escala de la empresa, ya que en pequeñas o medianas empresas cuando un productor cuenta con un sistema que no está brindando los resultados esperados es porque se pueden estar dando ciertos inconvenientes que las empresas, en ocasiones, logran identificar.

Uno de ellos es que el sistema de gestión carezca de la información necesaria para ser eficiente y poder llevar a cabo posteriormente un buen análisis de la misma. Esto muchas veces sucede porque las empresas no cuentan, entre su personal, con alguien designado específicamente para cargar la información o incluso capacitada para realizar dicha tarea.

Otro de los problemas que solemos encontrar es el de la falta de procesos que hay que las administraciones al momento de operar con un sistema de gestión.

Desde Grupo Cencerro consideramos que lo mejor, a la hora de implementar un sistema de gestión, es asignar un oficial de cuentas desde el inicio para que trabaje codo a codo con la administración que está transitando este momento de cambio. Lo que buscamos en los primeros tiempos es tener un buen diagnóstico de la situación y conocer cuales son las fortalezas y debilidades de la empresa con la que estamos trabajando. Por ejemplo: Hay empresas que carecen de personal que sepa contabilidad y, a la hora de implementar un software integral, esto suele ser un “palo en la rueda”. Otro caso es lo que sucede con empresas que no promueven la conversación entre lo que pasa en el campo y lo que ocurre en la oficina. Si no conversan los equipos, es poco probable que la implementación fluya correctamente.

Apoyándonos en los procesos y funciones definidas, tomamos al personal designado para cada una de ellas y lo capacitamos. Para esto es clave conformar un plan de trabajo a cierto plazo para que la persona vaya aprendiendo a realizar con eficiencia las tareas que se le asignaron.

Normalmente ese plan de trabajo tiene una duración de aproximadamente dos meses, tiempo en el que se estima que la administración ya está capacitada para la salida en vivo.

¿Qué es la salida en vivo? Es el momento en el que la empresa comienza a utilizar los procesos confeccionados dentro del sistema. A partir de aquí desde Grupo Cencerro tomamos el rol de hacer un seguimiento para saber cómo viene la implementación a través de reuniones semanales o quincenales.

Mensualmente se realiza una auditoría y un control de las conciliaciones para tener conocimiento de si el sistema se está utilizando bien y que esos inconvenientes que se habían identificado antes no se estén repitiendo.

¡No dejes pasar más tiempo! Tu sistema te puede dar los resultados que esperas, ¡sumá procesos!